Gestión de Procesos

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Guía de Gestión de Procesos

Esta guía pretende ser una herramienta útil para que los usuarios puedan crear y publicar un procedimiento en el portal transaccional.

En el encontrarás una clara definición de las distintas fases involucradas en la elaboración de un procedimiento, cada una ilustrada con imágenes para facilitar mejor la compresión.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual de Gestión de Procesos


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Fases del Procedimiento

Un procedimiento consta de varias fases asociadas a la operación del mismo. Cada fase contiene varios pasos con los que podrá configurar todos los procesos de compras, acorde a lo necesitado en la planeación de la compra de un bien o servicio.


A continuación las fases que componen un proceso de creación en el Portal Transaccional


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Configuración de Unidades de Requisición

Desde la funcionalidad Configuración de Unidades de Requisición los interesados podrán Crear, Activar, Desactivar y Borrar, las unidades que realizan solicitudes de bienes o servicios en el portal transaccional.

Nota: Solo se crea una unidad de requisición para todos los procesos, el mismo le aparecerá a todos los usuarios compradores de la entidad.

Para acceder a esta funcionalidad desde el área de trabajo deberá entrar en el "Menú Procesos" y seleccionar la opción "Unidades de Requisición".


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Inicio del Proceso

Con este paso el usuario podrá crear un proceso de compra, donde deberá completar los campos obligatorios identificados en el sistema con un asterisco (*) rojo y por último deberá hacer clic en confirmar.

Para acceder a crear un proceso debe ir al menú IR A y seleccionar el proceso de compras.

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El usuario debe introducir el nombre del proceso de compra y seleccionar la unidad de requisición.

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Pasos para la Creación del Proceso

La elaboración de un proceso de compras está definida por bloques, en este apartado los interesados completarán todo la información siguiendo los pasos que se muestran a continuación:

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Paso 1 - Información General

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En el paso información general el usuario tendrá disponible las informaciones generales del proceso, tales como: Información del contrato, Ubicación del Contrato, Configuración de Equipo y Flujos aprobación, Documentos Internos, Fase de Observación.

Nota: Dentro de este paso se podrá configurar la fase de observación de un proceso. Ésta se define de la siguiente manera:

Fase de Observación

La fase de Observación o fase borrador permite al usuario tener la opción de recibir aclaraciones de los proveedores de un proceso en cuestión.

Esta fase es opcional, estará predeterminada por los usuarios y durante la misma ningún proveedor podrá presentar ofertas.


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Paso 2 - Configuraciones del Procedimiento

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A través de la configuración del procedimiento el usuario comprador podrá establecer las fechas relacionadas a la Fase Borrador y la Fase Presentación de Propuesta técnica y económica.

Este paso está compuesto por 7 bloques que deberá completar para Configurar el Procedimiento, ellos son:

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Paso 3 - Artículos y Preguntas

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En el paso artículos y preguntas se completará la información de los sobres de "Requisitos Técnicos" y/o "Requisitos Económicos" dependiendo el tipo de proceso de compras a realizar.

En este apartado el usuario comprador completará la información solicitada, como por ejemplo: Descripción de los artículos, Cantidad, Código UNSPSC, Precio unitario. De la misma manera establecerá preguntas dirigidas a los proveedores.

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Paso 4 - Evaluación

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A través del paso evaluación, el usuario tendrá la opción de Agregar, Borrar y Comprobar los criterios de evaluación definidos a la ofertas registradas en el proceso, indicando una ponderación porcentual asignada a cada criterio.

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Paso 5 - Documentos del Procedimiento

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A través del paso Documentos del procedimiento el usuario podrá Adjuntar o Anexar Documentos, Pliegos de Condiciones, Catálogos y Anexos.

Esta información será visible para todos los proveedores.

Desde la pantalla de Documentos del procedimiento aparecerán disponibles las siguientes opciones para adjuntar un documento:

- Crear desde documento tipo
- Buscar en la biblioteca
- Anexar documento
- Borrar seleccionado

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Paso 6 - Documentos Habilitantes

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A través del paso Documentos Habilitantes el usuario comprador tendrá la opción de seleccionar uno o varios documentos solicitados para la Fase de Habilitación y/o Fase de Contrato.

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Paso 7 - Invitación

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Este paso permite al usuario comprador hacer una búsqueda directa de proveedores que cumplan con las categorías UNSPSC e invitarlos según el tipo compras.

El portal transaccional también notifica de manera automática a todos los proveedores que pertenezcan a la mismo UNSPSC sobre la publicación del proceso.


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Paso 8 - Configuración de Presupuesto

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A través del paso de configuración del presupuesto el usuario comprador podrá configurar el Destino del Gasto, Origen de los Recursos, Anexar Documentos de Justificación, y éste traerá el Valor Total del Presupuesto.

El paso Configuración del Presupuesto estará disponible en la fase de selección y solamente se habilitará después de hacer clic en “Finalizar Consulta”.

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Luego de haber completado los datos, el sistema hará una integración con SIGEF, donde validará si la cuenta tiene presupuesto disponible para realizar dicha compra.

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El usuario deberá pulsar el botón "Configurar" para editar las cuentas, el sistema le mostrará la siguiente pantalla en donde deberá colocar la información solicitada, las partidas correspondientes y posteriormente deberá pulsar el botón "Guardar".

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Una vez completados los datos requeridos, deberá pulsar el botón “Publicar”, los proveedores u oferentes seleccionados recibirán una notificación por correo electrónico y dentro del Portal Transaccional que le indica que está invitado a participar en la oportunidad.


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Suspensión del Proceso

La opción suspensión del proceso tiene como objetivo suspender o reactivar los procesos de compras. La suspensión se podrá realizar en cualquier momento después de la publicación del proceso y hasta la ejecución del contrato.

Para suspender un proceso, el usuario deberá hacer clic en el botón “Ver proceso” luego en la pantalla del detalle deberá hacer clic en la opción “Suspender”.

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Nota: Para reactivar el proceso nuevamente, el usuario comprador deberá ir al detalle del proceso de compras y hacer clic en el botón "Reactivar".

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Publicación Diferida

El botón Publicar permite al usuario comprador después de completar los pasos de la creación del procedimiento presentar públicamente el proceso en el sistema. Éste muestra una pantalla informativa especificando el día y la hora en la que se publicará el procedimiento programado en el cronograma.

Para completar la publicación deberá hacer clic en el botón publicar.

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Declaración de Desierto de un Proceso

A través de esta opción el usuario comprador podrá declarar desierto un proceso de compras, en caso de no recibir ofertas en el tiempo definido, esta acción podrá ser realizada siempre y cuando haya pasado el tiempo de presentación de oferta y no se presentara ningún interesado.

Para Declarar un proceso Desierto el usuario deberá hacer clic en el botón "Opciones" y luego deberá seleccionar la opción “Declarar Desierto”.

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Modificaciones / Adendas

A través de la opción Modificaciones, el usuario autorizado de compras podrá realizar cambios en el proceso en los siguientes pasos:
- Modificación en las fechas del cronograma
- Cambiar configuración
- Cambiar el formulario de respuesta
- Cambiar la evaluación
- Cambiar pliegos y documentación

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Registro de Ofertas Externas

La entidad contratante podrá registrar las ofertas recibidas en papel en la plataforma, mediante la creación de una oferta externa. De esta manera podrán ser evaluadas con el mismo criterio de evaluación con el que son evaluadas las ofertas que se ingresan automáticamente en el portal transaccional.

Nota:
Las ofertas externas solo podrán ser registradas por los usuarios en el portal, después de haber concluido la fecha estipulada en el cronograma para la presentación de ofertas económicas. Esto aplica para todos los procesos de compras.

Para acceder a crear una oferta externa el usuario deberá ir al botón Opciones ubicado a la derecha de lista de ofertas del área de trabajo.

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Aperturas de Sobres Técnico y Económicos

El usuario recibirá las ofertas de los proveedores con las informaciones encriptadas (en el portal), sin posibilidad de conocer su contenido hasta que pase el tiempo definido en el cronograma, garantizando la transparencia en el proceso.

Nota:
Para los procesos de Comparación de Precios, Licitaciones y Sorteo de Obras el usuario tendrá que realizar dos aperturas, una del sobre técnico y luego otra del sobre económico, acorde a las fechas estipuladas en el cronograma del proceso.

Para acceder a la apertura de los sobres el usuario deberá ir al botón Apertura de Ofertas en el área de trabajo.

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Admisión de Ofertas

En el cuadro de admisión de ofertas los usuarios podrán Admitir o Excluir una oferta recibida.

Para acceder a Admitir o Excluir una oferta, el usuario deberá ir al cuadro de Admisión de Ofertas y cotejar la opción deseada.

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Evaluación sobre Credenciales

A través de la Evaluación sobre Credenciales, solos usuarios compradores podrán evaluar los documentos enviados por los proveedores, el usuario tendrá que crear un análisis de evaluación, donde procederá a calificar mediante una puntuación introducida de manera manual.

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Pre Selección

Esta fase del proceso permite a los usuarios realizar una pre-selección de las ofertas precalificadas, deberá realizar comentarios al informe de selección, así como adjuntar documentos.

Nota:
El proceso de comparación de precios es el único procedimiento que conlleva la publicación del informe de pre-selección antes de pasar a la fase de evaluación del sobre económico.

Para acceder a la apertura de los sobres el usuario deberá ir al botón Apertura de Ofertas en el área de trabajo.

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Subsanación de Documentación

La unidad de compras podrá solicitar al proveedor mediante un mensaje cualquier documento que sea subsanable, el mismo podrá adjuntarlo a la documentación de su propuesta original.

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Apertura de Sobre Económico

Las ofertas económicas de los proveedores son recibidas en el Portal Transaccional con la información encriptada, sin posibilidad de conocer su contenido hasta que pase el tiempo definido para la apertura.

Nota:
En el caso del proceso de comparación de precios se debe dar inicio a la fase de la apertura al sobre económico según la fecha programada para la recepción, en los demás procesos los sobres técnico y económico son aperturados en un mismo proceso de apertura.

Para acceder a la apertura del sobre económico el usuario deberá posicionarse en el cuadro sobre 2-propuesta económica dar clic en la opción Iniciar y luego en el botón Abrir Sobres

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Evaluación Económica

El usuario tendrá la opción de realizar un estudio de precios permitiendo evaluar la oferta que más cumpla con los requisitos. Podrá acceder al mismo por diferentes vías:

Fase de apertura del sobre
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Área de trabajo del procedimiento
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En el portal transaccional se podrá realizar un análisis de precios destacando la oferta de menor valor recibido por los proveedores. Éste automáticamente genera un archivo en formato Excel que puede ser adjuntado a los documentos correspondientes a la fase apertura.

Para acceder a la evaluación económica, el usuario deberá dar clic en el botón "Evaluar Precios"


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Fase de Adjudicación

En la fase de adjudicación los interesados podrán generar un informe final con los proveedores que han sido seleccionados para acordar la entrega de un bien o servicio.

La adjudicación se podrá realizar desde diferentes opciones:

A partir de la evaluación económica
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Área de trabajo del procedimiento
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