Gestión de Contratos

Funcionalidad de Gestión de Contratos

Desde la funcionalidad Gestión de contratos los usuarios podrán: elaborar y administrar los contratos de cualquier tipo de compra, definir los roles y responsabilidades, establecer el contacto con el proveedor, definir las condiciones de entregas y pagos, realizar modificaciones y administrar el contrato en sus diferentes estados.

Para acceder a la administración del contrato deberán hacer clic en la opción: MENÚ -> MENÚ DEL COMPRADOR -> CONTRATOS

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Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual de Gestión de Contratos

Creación del Contrato

Una vez creada la selección o adjudicación, es posible crear el contrato con el proveedor o los proveedores adjudicados.

Para acceder a la creación del contrato deberá ir al área del expediente, luego deberá ir al apartado "Contratos" y por último deberá hacer clic en la referencia del contrato.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual de Gestión de Contratos

Pasos de la Creación

La creación del contrato está conformada por diferentes pasos que permiten definir el contrato entre la unidad de compra y el proveedor adjudicado.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual de Gestión de Contratos

Información General

Para iniciar un proceso de gestión de contratos los usuarios tendrán la opción de completar la información general enlazados con los siguientes bloques: Identificación del Contrato, Identificación de la Entidad Contratante, Identificación del Proveedor, Cuentas bancarias, Información del contrato relacionada con el proceso de compras y la contratación.

Para acceder a la opción "Información general" deberá hacer clic en el paso uno de los bloques de Creación del Contrato.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual de Gestión de Contratos

Condiciones

En este paso el usuario podrá definir las condiciones de entrega, facturación y pagos de los bienes y servicios adjudicados al proveedor. Este apartado está conformado por los siguientes bloques.

Para acceder a la opción "Condiciones" deberá hacer clic en el paso dos de los bloques creación del contrato.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual de Gestión de Contratos

Bienes y Servicios

Este paso tendrá definido los bienes y servicios adjudicados al proveedor. Esta opción no permite realizar modificación.

Para acceder a la opción "Bienes y Servicios" deberán hacer clic en el paso tres de los bloques de creación del contrato.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual de Gestión de Contratos

Documentos del Proveedor

En este apartado el usuario tendrá una lista de documentos que pueden solicitar a los Proveedores para la acreditación de los requisitos habilitantes en la fase del contrato.

Para acceder a la opción documentación del proveedor deberá hacer clic en el paso cuatro de los bloques de creación del contrato.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual de Gestión de Contratos

Documentos del Contrato

En esta opción el usuario podrá generar la plantilla del contrato u orden de compra para luego ser enviada al proveedor.

Para acceder a la opción "Documentación del contrato" deberá hacer clic en el paso cinco de los bloques de la creación del contrato.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual de Gestión de Contratos

Configuración del Procedimiento

En esta opción el usuario tendrá disponible la integración automática o manual para la configuración del contrato devengado, compromiso o libramiento de pago.

Para accesar a la opción configuración del procedimiento deberá hacer clic en el paso seis de los bloques de pasos de la creación del contrato.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual de Gestión de Contratos

Ejecución del Contrato

En esta opción el usuario podrá planear la ejecución de entrega del bien o servicio adjudicado, programando por porcentaje y articulo según lo establecido por la institución.

Para accesar a la opción documentación del contrato deberá hacer clic en el paso siete de los bloque de pasos de la creación del contrato.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual de Gestión de Contratos

Facturas del Contrato

En esta opción el usuario podrá registrar la información de pago de facturas, marcar como pagadas las facturas aceptadas y registrar la fecha de pago de la factura.

Para acceder a la opción "Facturas del Contrato" deberá hacer clic en el paso ocho de los bloques de pasos de la creación del contrato.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual de Gestión de Contratos

Modificación del Contrato

Este paso será desbloqueado después de haber enviado el contrato al proveedor. Para acceder a modificar el contrato, el interesado deberá ser clic en "Modificaciones" y luego hacer clic en el botón “Modificar”, desde esa pantalla tendrá disponible varias modalidades de modificaciones y escogerá la de su interés.

- Suspensión del Contrato
- Reactivación de Contrato
- Interpretación y Modificación del Contrato
- Adición en Valor al Contrato
- Reducción del Valor del Contrato
- Prórroga de Tiempo del Contrato
- Rescindir el Contrato
- Cierre el Contrato
- Incumplimientos al Contrato

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual de Gestión de Contratos

Incumplimientos

En este paso el usuario podrá multar o sancionar al proveedor en caso de no cumplir con lo establecido en el contrato. El paso será desbloqueado después de haber enviado el contrato al proveedor. Para acceder deberá hacer clic en "Incumplimientos", posteriormente hacer clic en el botón “Modificar” y por último elegir la opción de su interés.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual de Gestión de Contratos

Administración del Contrato

Desde esta opción, el usuario podrá dar seguimiento a los contratos enviados por la entidad en los diferentes estados (celebrado o enviado al proveedor), como también administrar los contratos.

Para acceder a la "Administración del Contrato" deberán hacer clic en la opción: MENÚ -> MENÚ DEL COMPRADOR -> CONTRATOS

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual de Gestión de Contratos