Proveedores del Estado

Proceso de Compras para los Proveedores del Estado

El Portal Transaccional es una plataforma Electrónica de Contratación Pública que permite la participación de los proveedores del Estado en los todos los procesos de compras públicas con la mayor transparencia y eficientización.

Esta herramienta informática que permitirá a los usuarios proveedores manifestar su interés, crear ofertas y dar seguimiento a los proceso de compras desde la publicación hasta la firma del contrato.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual para Proveedores del Estado

Búsqueda de Procesos sin Registarse

A través de la opción Búsqueda de procesos sin registrarse cualquier ciudadano podrá visualizar a simple vista los procesos de contratación que se hayan publicado en el sistema y que sean de acceso público.

Para visualizar el paso Buscar Proceso de Compra los usuarios deberán accesar a la página del Portal Transaccional y luego hacer clic en la opción “Buscar Proceso de Compras”.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual para Proveedores del Estado

Área de Trabajo

El Área de Trabajo para el usuario proveedor es la página donde el usuario tiene acceso disponible a varias aplicaciones que le permite visualizar de forma rápida la situación actual de sus oportunidades recientes.

La pantalla de acceso tiene cinco áreas: 1. Identificación del usuario, funcionalidades de configuración, y salida del sistema 2. Barra de inicio 3. Accesos rápidos 4. Atajos 5. Escritorio.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual para Proveedores del Estado

Menú - Búsqueda

A través del Menú Búsqueda el usuario proveedor podrá consultar sus Oportunidades de Negocio, Buscar procesos de compras de las instituciones sin importar la categoría (Código UNSPC) y visualizar el Plan Anual de Compras y Contrataciones.

Para accesar a la opción Menú de Búsqueda el usuario deberá hacer clic en el menú de inicio, y seleccionar la opción Menú de Búsqueda.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual para Proveedores del Estado

Menú - Mis Procesos

En la opción Mis procesos el usuario proveedor podrá consultar todas las ofertas y/o adjudicaciones presentadas por la entidades. Estas se podrán visualizar en la opción Mis Ofertas y Mis Contratos.

Para accesar a la opción Mis Procesos el usuario deberá hacer clic en el menú de inicio, y hacer clic en la opción Mis Procesos.

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Menú

A través del Menú el usuario proveedor encontrará las opciones de Menú Búsqueda, Menú Mis Procesos y podrá visualizar los Registros de proveedores. También el usuario tendrá las opciones de herramienta de trabajo y procedimiento recientes.

Para accesar a la opción Menú el usuario deberá hacer clic en el menú de inicio, y hacer clic en la opción Menú.

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Herramienta de Trabajo

Este paso permitirá al usuario proveedor a acceder a las herramientas del trabajo tales como: Mensajes, Tareas, Alertas y Constancia del proceso.

Para accesar a la opción Herramienta de Trabajo el usuario deberá hacer clic en el menú que está ubicado barra de inicio y seleccionar la opción Herramientas de trabajo.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual para Proveedores del Estado

Procedimientos Recientes

Esta sección nos presentan la estadística de los procesos más usados, en cada indicador de uso como: Total de ventas, Bienes más vendidos y Proveedores más contratados.

Para accesar a la opción Procedimientos Recientes el usuario deberá hacer clic en el menú que está ubicado barra de inicio y seleccionar la opción Procedimientos Reciente.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual para Proveedores del Estado

Indicación de Interés por un Procedimiento

A través de esta opción el usuario proveedor podrá manifestarse interesado cuando la institución lo invite a participar en un proceso de compras o cuando este busque un proceso que pertenezca a su categoría (UNSPSC).

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual para Proveedores del Estado

Área de Trabajo del Expediente

En este paso el usuario proveedor luego de mostrarse interesado el Portal Transaccional lo enviará al expediente del proceso aplicado.

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Mensajes

En esta sección el usuario proveedor podrá acceder a enviar y recibir mensajes de la entidad encargada del proceso. Esta opción permite ver el histórico de los mensajes de entrada y salida.

Para consultar los mensajes el usuario deberá dirigirse al área de trabajo y hacer clic en Mensajes, para consultar todos los mensaje deberá hacer clic en la opción “Más información”.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual para Proveedores del Estado

Pasos de la Oferta en el Portal Transaccional

Para la elaboración de una oferta se requiere que previamente el usuario proveedor cumpla con los requisitos dependiendo el tipo de proceso.

Nota: Si el proceso de compra en el que este participando el proveedor tiene fase de observación este deberá de tener pendiente que solamente podrá manifestarse interesado, y que cuando el comprador habilite la etapa de planeación podrá enviar su oferta.

Para la creación de la oferta el usuario deberá hacer clic en el botón Crear Oferta

Luego este completar los pasos a través de un formulario compuesto por tres bloques:

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Bloque Información General

En este bloque el usuario proveedor podrá colocar el nombre de su oferta en el campo Titulo de la Oferta y luego seguir al Bloque Artículos y Preguntas.

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Bloque Artículos y Preguntas

Este paso permite al proveedor completar la lista de precios y responder preguntas creada por la entidad pública.

Nota: Para los tipos de procesos de Comparación de Precios, Licitaciones y Sorteo de Obra el proveedor debe de completar el Sobre 1- Credenciales y Sobre 2- Propuesta Económica.

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Bloque Documentos

En esta opción el usuario podrá adjuntar la documentación requerida por la Entidad. También podrá anexar otras documentaciones adicionales como: Catálogo, imágenes y Cotización sellada).

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Presentar Ofertas

El usuario proveedor luego de concluir la creación oferta deberá hacer clic en el botón presentar para que el proceso sea visible por la entidad.

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Retirar Oferta

El proveedor podrá retirar una oferta ya presentada siempre y cuando no haya terminado el plazo de presentación de ofertas.

Para retirar una oferta el usuario deberá acceder a la sección “Mis ofertas” en el área de trabajo del expediente y hacer clic en Lista de ofertas, luego se despliega un menú hacer clic en el botón retirar y por ultimo confirmar envió.

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Subsanación de Ofertas

La entidad contratante puede solicitar a los proveedores corrección de documentos que por la naturaleza son subsanables. La Subsanación de ofertas ocurre después de la apertura de las ofertas enviada por el proveedor.

El proveedor recibirá una notificación por parte de la entidad con la información solicitada.

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Suspensión del Proceso

La detención temporal de un procedimiento de compras dentro del Portal Transaccional puede realizarse desde la fecha de publicación del procedimiento hasta la fase de Adjudicación. Las razones de suspensión son Justificadas por El Órgano Rector (DGCP) o La unidad de Compra. Quienes tienen la facultad de realizar la suspensión y reactivación de los procesos de compras.

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Firma del Contrato

Los Proveedores reciben un mensaje en la casilla “Notificaciones”, luego de que la Entidad Contratante elabora el informe de selección. Este mensaje informará a los proveedores quienes han sido seleccionados.

Nota: En el Área de trabajo del Proceso del Proveedor ganador el PORTAL TRANSACCIONAL activa la sección “Contratos”.

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Consulta del Contrato

En este paso el usuario proveedor podrá consultar la referencia del contrato tales como: Información general del proceso, Condiciones del contrato, Bienes o servicios adjudicado, Documentos del Proveedor, Documentos del contrato (El proveedor podrá descargar el contrato).

Nota: En los bloques Documentos del proveedor el usuario podrá adjuntar documentos o certificación solicitados por la Entidad.

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Enviar el Contrato

Una vez terminado de consultar el contrato el proveedor podrá aceptarlo haciendo clic en el botón “Guardar y enviar” el mismo cambiara de estado de pendiente por firmar a Contrato firmado y enviado a la Entidad Contratante.

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