Proveedores del Estado

Proceso de Compras para los Proveedores del Estado

El Portal Transaccional es una plataforma Electrónica de Contratación Pública, que permite la participación de los proveedores del Estado en los todos los procesos de compras públicas con la mayor transparencia y eficientización.

Esta herramienta informática les permitirá a los usuarios proveedores manifestar su interés, crear ofertas y dar seguimiento a los procesos de compras desde la publicación hasta la firma del contrato.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual para Proveedores del Estado

Registro Usuario

Para registrarse a la plataforma el usuario proveedor deberá acceder a un formulario donde deberá completar las informaciones necesarias para dar continuidad al registro, tales como: Datos personales, registro de contraseña, correo electrónico y pregunta de seguridad.

Para acceder al registro de usuario deberá hacer clic en la opción “registro” ubicado en el menú de inicio en la barra superior de la pantalla de acceso.

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Confirmar registro

La confirmación del registro consiste en el envío de una notificación de activación al correo electrónico del usuario.

Recibido el correo deberá dar clic en el enlace, éste lo llevará a la pantalla de acceso en la plataforma donde podrá acceder con el nombre de usuario y contraseña. (Registrado en el paso anterior)

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Registro primera sección

Con este paso el usuario podrá registrar o modificar los datos personales, personalizar la contraseña, realizar configuraciones de seguridad de la información y aceptar los términos y condiciones.

Completados los datos hará clic en el botón Guardar y continuar.

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Crear compañia

El usuario proveedor podrá realizar el registro de la compañía directamente desde el portal transaccional.

Para acceder a crear la compañía deberá seleccionar la opción “Crear” y luego dar clic al botón continuar.

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Validar proveedor

Este paso permitirá al usuario proveedor ingresar informaciones necesarias para que el órgano rector pueda validar la existencia de la empresa. El usuario deberá completar los datos requeridos para la validación, esta puede traer distintos resultados:

• Si la entidad existe podrá solicitar acceso
• Si la entidad no existe deberá comunicarse a la asistencia técnica de la Dirección general de contrataciones públicas.
• Validar la certificación de la DGII, en caso de existir acuerdo de pago deberá anexar documentación y fecha de vencimiento.

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Registro de nueva empresa

Esta opción permite al usuario proveedor poder ingresar los datos relacionados a la empresa que está registrando en el portal transaccional.

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Confirmación de Inscripción

Esta solicitud de creación de compañía genera un código que es enviado a la Dirección General de Contrataciones Públicas. Con ese código, el usuario proveedor podrá darle seguimiento a través de la plataforma.

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Consultas de solicitudes de proveedor

El usuario proveedor tendrá la opción dentro de la plataforma de consultar la solicitud de RPE (Registro de Proveedores del Estado).

Para acceder a la opción de "Solicitudes de Proveedores" el usuario deberá ir al menú de búsqueda luego seleccionar la opción "Solicitudes de Proveedores".

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Seguimiento de solicitud

El órgano rector (DGCP) recibe la solicitud realizada por el proveedor, valida los datos suministrados y es el encargado de rechazar o aceptar la solicitud.

De ser aprobada la solicitud, le llegará un correo al usuario con la información de aprobación, en caso de ser rechazado deberá comunicarse con La Dirección General de Contrataciones Públicas.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual para Proveedores del Estado

Registro de membresía

El usuario proveedor deberá registrar la "Solicitud de Membresía" dentro del portal transaccional completando los campos obligatorios, la que será evaluada por el órgano rector.

Una vez el Órgano rector (DGCP) autoriza la solicitud, se enviará un correo al proveedor confirmando la aprobación de la membresía. Para verlo deberá hacer clic en el enlace que aparece en el e-mail y por último acceder a la plataforma con su usuario y contraseña.

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Búsqueda de procesos sin registrarse

A través del Menú Búsqueda el usuario proveedor podrá consultar sus Oportunidades de Negocio, Buscar procesos de compras de las instituciones sin importar la categoría (Código UNSPC) y visualizar el Plan Anual de Compras y Contrataciones.

Para acceder a la opción Menú de Búsqueda el usuario deberá hacer clic en el menú de Inicio y seleccionar la opción "Menú de Búsqueda".

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Área de trabajo

El Área de Trabajo para el usuario proveedor es la página donde tiene accesos disponibles a varias aplicaciones que le permitirán visualizar de forma rápida la situación actual de sus oportunidades recientes.

La pantalla de acceso tiene cinco áreas:

Para visualizar el paso Buscar Proceso de Compra los usuarios deberán acceder a la página del Portal Transaccional y luego hacer clic en la opción “Buscar Proceso de Compras”.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual para Proveedores del Estado

Menú - Búsqueda

A través del "Menú Búsqueda" el usuario proveedor podrá consultar sus Oportunidades de Negocio, Buscar procesos de compras de las instituciones sin importar la categoría (Código UNSPC) y visualizar el Plan Anual de Compras y Contrataciones.

Para acceder a la opción Menú de Búsqueda el usuario deberá hacer clic en el menú de Inicio, y seleccionar la opción Menú de Búsqueda.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual para Proveedores del Estado

Menú - Mis Procesos

En la opción "Mis Procesos" el usuario proveedor podrá consultar todas las ofertas y/o adjudicaciones presentadas por las entidades. Estas se podrán visualizar en la opción Mis Ofertas y Mis Contratos.

Para acceder a la opción "Mis Procesos" el usuario deberá hacer clic en el menú de inicio y hacer clic en la opción Mis Procesos.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual para Proveedores del Estado

Menú

A través del Menú el usuario proveedor encontrará las opciones de Menú Búsqueda, Menú Mis Procesos y solicitudes de RPE. También el usuario opción de visualizar el menú herramientas de trabajo.

Para acceder a la opción Menú el usuario deberá hacer clic en el menú de inicio y hacer clic en la opción Menú.

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual para Proveedores del Estado

Herramienta de Trabajo

Este paso permitirá al usuario proveedor acceder a las herramientas del trabajo tales como: Mensajes, Tareas, Alertas y Constancia del proceso.

Para acceder a la opción "Herramientas de Trabajo" el usuario deberá hacer clic en el menú que está ubicado en la barra de inicio y luego deberá seleccionar la opción "Herramientas de Trabajo".

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual para Proveedores del Estado

Informes y Estadística

Esta sección nos presenta la estadística de los procesos más usados, en cada indicador de uso como Mis negocios, Plan anual de compras y contrataciones.

Para acceder a la opción "Informes y Estadísticas" el usuario deberá hacer clic en el menú que está ubicado barra de inicio y luego seleccionar la opción "Informes y Estadísticas".

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual para Proveedores del Estado

Procedimientos Recientes

Esta sección nos presenta las estadísticas de los procesos más recientes. Aquí podrá visualizar indicadores de uso como: Total de ventas, Bienes más vendidos y Proveedores más contratados.

Para acceder a la opción Procedimientos Recientes el usuario deberá hacer clic en el menú que está ubicado barra de inicio y luego deberá seleccionar la opción "Procedimientos Recientes".

Para conocer más detalle sobre esta función puede consultar el Manual para Proveedores del Estado

Indicación de Interés por un Procedimiento

A través de esta opción el usuario proveedor podrá manifestar interés ya sea porque una institución lo invite a participar en un proceso de compras o porque a pesar de no haber sido invitado, ha buscado y encontrado un proceso que pertenece a su categoría (UNSPSC).

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Área de Trabajo del Expediente

En este paso el usuario proveedor luego de mostrarse interesado el Portal Transaccional lo enviará al expediente del proceso aplicado.

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Mensajes

En esta sección el usuario proveedor podrá acceder a enviar y recibir mensajes de la entidad encargada del proceso. Esta opción permite ver el histórico de los mensajes de entrada y salida.

Para consultar los mensajes el usuario deberá dirigirse al área de trabajo y hacer clic en "Mensajes", para consultar todos los mensaje deberá hacer clic en la opción “Más información”.

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Pasos de la Oferta en el Portal Transaccional

Para la elaboración de una oferta se requiere que previamente el usuario proveedor cumpla con los requisitos dependiendo el tipo de proceso.

Nota: Si el proceso de compra en el que este participando el proveedor tiene fase de observación este deberá tener presente que solamente podrá manifestarse interesado, y que cuando el comprador habilite la etapa de planeación podrá enviar su oferta.

Para la creación de la oferta el usuario deberá hacer clic en el botón Crear Oferta

Luego este completar los pasos a través de un formulario compuesto por tres bloques:

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Bloque Información General

En este bloque el usuario proveedor podrá colocar el nombre de su oferta en el campo "Título de la Oferta" y luego seguir al Bloque "Artículos y Preguntas".

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Bloque Artículos y Preguntas

Este paso permite al proveedor completar la lista de precios y responder preguntas creada por la entidad pública.

Nota: Para los tipos de procesos de Comparación de Precios, Licitaciones y Sorteo de Obra el proveedor debe de completar el Sobre 1- Credenciales y Sobre 2- Propuesta Económica.

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Bloque Documentos

En esta opción el usuario podrá adjuntar la documentación requerida por la Entidad. También podrá anexar otras documentaciones adicionales como: Catálogo, imágenes y Cotización sellada.

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Presentar Ofertas

El usuario proveedor luego de concluir la creación oferta deberá hacer clic en el botón presentar para que el proceso sea visible por la entidad.

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Retirar Oferta

El proveedor podrá retirar una oferta ya presentada, siempre y cuando no haya terminado el plazo de presentación de ofertas.

Para retirar una oferta el usuario deberá acceder a la sección “Mis ofertas” en el área de trabajo del expediente y hacer clic en "Lista de Ofertas", luego se despliega un menú en el que deberá hacer clic en el botón retirar y por último deberá confirmar el envío.

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Subsanación de Ofertas

La entidad contratante puede solicitar a los proveedores la corrección de documentos que por la naturaleza son subsanables. La Subsanación de ofertas ocurre después de la apertura de las ofertas enviadas por el proveedor.

El proveedor recibirá una notificación por parte de la entidad con la información solicitada.

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Suspensión del Proceso

La detención temporal de un procedimiento de compras dentro del Portal Transaccional puede realizarse desde la fecha de publicación del procedimiento hasta la fase de Adjudicación. Las razones de suspensión son Justificadas por El Órgano Rector (DGCP) o La unidad de Compra, quienes tienen la facultad de realizar la suspensión y reactivación de los procesos de compras.

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Actualización de datos para el proveedor

El proveedor tendrá la opción de crear la solicitud de actualización de datos de la empresa a través de la plataforma, esta solicitud se enviará al órgano rector (DGCP) quienes validarán los datos enviados y posteriormente podrán aprobar o rechazar.

Para acceder a la opción crear la solicitud de actualización de datos deberá hacer clic en la opción "Menú", luego ";Menú de búsqueda" y por último "Crear Solicitud de Actualización de Datos".

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Tareas administrativas

En este paso permite al usuario proveedor crear tareas administrativas las cuales serán asignadas, recibidas, verificadas y aprobadas por el órgano rector. Estas tareas pueden ser: Informe de Error, Aclaración, Sugerencias, Crear Categorías, Actualizar Categorías y Crear Usuarios para el Proveedor.

Para acceder, el usuario deberá ir a la opción menú, ubicada en la barra superior del área de trabajo, luego herramientas de trabajo y por último pulsar la opción "Tareas Administrativas" para el órgano rector.

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Buscar planes anuales de compras y contrataciones

El portal transaccional permite que los usuarios proveedores puedan acceder a las publicaciones de los planes anuales de compras y contrataciones publicados por las entidades.

El usuario proveedor recibirá una notificación de alerta cada vez que se realice una modificación en el PACC en las categorías UNSPCS asociadas al perfil de la empresa.

Para acceder a la opción de "Buscar Plan Anual de Compras y Contrataciones" deberá dar clic al menú ubicado en la barra de inicio del área de trabajo y luego deberá hacer clic en "Menú Búsqueda" y luego "Buscar Plan Anual de Compras".

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